La Asistente Ejecutiva
Para iniciar este aspecto es importante realizar una descripción y diferenciación entre los cargos que tienen similitud respecto al área secretarial. Pero antes es pertinente recalcar lo que menciona la licenciada Clara Doblas en su exposición sobre el Nuevo Desafío Secretarial en el Décimo Tercer Congreso Latinoamericano de Asistentes Gerenciales, realizado en Quito, el 22 de marzo de 2007; “Secretaria es una asistente ejecutiva que posee el dominio de habilidades y técnicas administrativas, demuestra capacidad para asumir responsabilidades sin supervisión directa, ejerce iniciativa y buen juicio con autonomía de criterio y toma decisiones dentro del ámbito de autoridad que le ha sido asignado”. Ahora al retomar la descripción se detalla la descripción de cada uno de las definiciones de los diferentes funciones:
“Asistente Ejecutiva: Realiza tareas administrativas para la dirección ejecutiva de una institución. Las responsabilidades pueden incluir: filtrar las llamadas, coordinar comisiones al exterior o viajes nacionales, preparar informes y datos financieros, entrenar y dirigir a otro personal de apoyo, y relaciones del cliente. Requiere una aptitud y conocimiento óptimo del manejo de computadora y habilidades investigativas en el Internet. También requiere flexibilidad, excelentes habilidades interpersonales, experiencia en coordinación de proyectos, y la habilidad para trabajar bien con todos los niveles de dirección interior y cliente interno así como externo.
Asistente Ejecutiva Senior: las tareas incluyen aquéllas descritas para el asistente ejecutivo pero requieren experiencia de trabajo más fuerte dentro de cada función. Apoya al ejecutivo de más alta jerarquía, particularmente en corporaciones grandes. Pueda dirigir a otro personal administrativo. Posee habilidades óptimas para el manejo de la computadora junto con la habilidad de entrenar a otros en uso del sistema.
Asistente Administrativa: Realiza actividades administrativas y de apoyo de oficina para los supervisores. Las tareas pueden incluir atención de llamadas telefónicas, recibir y orientar a los visitantes, archivo, manejo de fax. Se requiere que tenga habilidades óptimas del manejo de diversos Softwares, así como habilidades investigativas en Internet y habilidades de comunicación fuertes. También provee de personal en esta categoría puede tener el título de asistente de sección, coordinador, o socio.
Asistente Administrativa Senior: las tareas incluyen aquéllas descritas para el asistente administrativo pero requieren experiencia de trabajo más intenso dentro de cada función. Apoya a los gerentes de más alto nivel y puede dirigir a otro personal de apoyo. Se prefiere que tengas avanzadas habilidades en el manejo de la computadora con la habilidad de entrenar otros en uso del sistema.”
Estas funciones deberían estar en toda red organizacional de las instituciones, ya que son cargos administrativos indispensables para el desarrollo de las actividades de un despacho, más aún considerando que son funciones que asisten a las máximas autoridades y/o ejecutivos de una organización; funciones que necesitan ser promovidas y apoyadas en cada una de sus gestiones, de igual manera respaldadas para que su labor de representar las decisiones del ejecutivo sean cumplidas a plenitud.
Ante todo lo definido, la asistente debe empezar a acostumbrarse a su rol de “anfitriona”; su rol específico consiste en recibir amablemente al cliente, tanto externo como interno, y en estar siempre alerta a todos. Muy a menudo, tiene la responsabilidad de un servicio o de varios miembros del personal; por esto, debe saber analizar el trabajo y ser muy organizada, así como ser capaz de deducir y sintetizar, características operativas del mejoramiento continuo de la Calidad.
Para dar una buena imagen es fundamental conocerse bien. Conocer sus virtudes le permite utilizarlas mejor, debe estar conciente de los potenciales para explotar. Es importante tener una percepción exacta, realista, sin orgullo y sin complejo.
Para iniciar este aspecto es importante realizar una descripción y diferenciación entre los cargos que tienen similitud respecto al área secretarial. Pero antes es pertinente recalcar lo que menciona la licenciada Clara Doblas en su exposición sobre el Nuevo Desafío Secretarial en el Décimo Tercer Congreso Latinoamericano de Asistentes Gerenciales, realizado en Quito, el 22 de marzo de 2007; “Secretaria es una asistente ejecutiva que posee el dominio de habilidades y técnicas administrativas, demuestra capacidad para asumir responsabilidades sin supervisión directa, ejerce iniciativa y buen juicio con autonomía de criterio y toma decisiones dentro del ámbito de autoridad que le ha sido asignado”. Ahora al retomar la descripción se detalla la descripción de cada uno de las definiciones de los diferentes funciones:
“Asistente Ejecutiva: Realiza tareas administrativas para la dirección ejecutiva de una institución. Las responsabilidades pueden incluir: filtrar las llamadas, coordinar comisiones al exterior o viajes nacionales, preparar informes y datos financieros, entrenar y dirigir a otro personal de apoyo, y relaciones del cliente. Requiere una aptitud y conocimiento óptimo del manejo de computadora y habilidades investigativas en el Internet. También requiere flexibilidad, excelentes habilidades interpersonales, experiencia en coordinación de proyectos, y la habilidad para trabajar bien con todos los niveles de dirección interior y cliente interno así como externo.
Asistente Ejecutiva Senior: las tareas incluyen aquéllas descritas para el asistente ejecutivo pero requieren experiencia de trabajo más fuerte dentro de cada función. Apoya al ejecutivo de más alta jerarquía, particularmente en corporaciones grandes. Pueda dirigir a otro personal administrativo. Posee habilidades óptimas para el manejo de la computadora junto con la habilidad de entrenar a otros en uso del sistema.
Asistente Administrativa: Realiza actividades administrativas y de apoyo de oficina para los supervisores. Las tareas pueden incluir atención de llamadas telefónicas, recibir y orientar a los visitantes, archivo, manejo de fax. Se requiere que tenga habilidades óptimas del manejo de diversos Softwares, así como habilidades investigativas en Internet y habilidades de comunicación fuertes. También provee de personal en esta categoría puede tener el título de asistente de sección, coordinador, o socio.
Asistente Administrativa Senior: las tareas incluyen aquéllas descritas para el asistente administrativo pero requieren experiencia de trabajo más intenso dentro de cada función. Apoya a los gerentes de más alto nivel y puede dirigir a otro personal de apoyo. Se prefiere que tengas avanzadas habilidades en el manejo de la computadora con la habilidad de entrenar otros en uso del sistema.”
Estas funciones deberían estar en toda red organizacional de las instituciones, ya que son cargos administrativos indispensables para el desarrollo de las actividades de un despacho, más aún considerando que son funciones que asisten a las máximas autoridades y/o ejecutivos de una organización; funciones que necesitan ser promovidas y apoyadas en cada una de sus gestiones, de igual manera respaldadas para que su labor de representar las decisiones del ejecutivo sean cumplidas a plenitud.
Ante todo lo definido, la asistente debe empezar a acostumbrarse a su rol de “anfitriona”; su rol específico consiste en recibir amablemente al cliente, tanto externo como interno, y en estar siempre alerta a todos. Muy a menudo, tiene la responsabilidad de un servicio o de varios miembros del personal; por esto, debe saber analizar el trabajo y ser muy organizada, así como ser capaz de deducir y sintetizar, características operativas del mejoramiento continuo de la Calidad.
Para dar una buena imagen es fundamental conocerse bien. Conocer sus virtudes le permite utilizarlas mejor, debe estar conciente de los potenciales para explotar. Es importante tener una percepción exacta, realista, sin orgullo y sin complejo.
